Aperçu de notre politique de confidentialité

Notre approche de la protection de votre vie privée

Lorsque vous utilisez le site Web officiel de SimplyBook.me Ltd (soumis à nos Conditions générales du site Web) et nos Services (soumis à nos Conditions générales), vous nous confiez vos données personnelles. Il est vrai que nous traitons beaucoup de données différentes, et donc notre engagement à préserver votre confiance en nous est notre objectif.

Afin de comprendre comment nous y parvenons, veuillez lire attentivement ce document pendant que nous expliquons nos pratiques de confidentialité. Vous comprendrez comment nous collectons, utilisons, partageons parfois vos données personnelles et ce que vous pouvez en faire, toujours dans le but de vous fournir notre service optimal.

Veuillez lire ce document avec l'aperçu de notre Accord de traitement des données et la version signée ici ainsi que nos Conditions d'utilisation.

  • 01

    COLLECTE DE DONNÉES:

    Quelles données personnelles collectons-nous ?

    • les données que vous nous fournissez lors de votre inscription et lors de l'utilisation de notre système, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse, etc. ;

    • les données créées lorsque vous utilisez nos services telles que votre adresse IP, le type de navigateur et autres.

  • 02

    TRAITEMENT DE L'INFORMATION :

    Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

    • Afin de vous fournir des services exceptionnels ;

    • Améliorer notre site web et le rendre plus efficace ;

    • Vous permettre d'interagir lorsque cela est possible ;

    • Vous apporter un soutien en cas de besoin ;

    • Pour la recherche et le développement.

  • 03

    PARTAGE DES DONNÉES :

    Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

    • As part of team.blue group, with our service providers when needed;

    • with other people such as our contractors and consultants) and companies such as payment systems providers we collaborate, see section Share of your personal data, below.

    Consultez notre DPA pour en savoir plus.

  • 04

    STOCKAGE DE DONNÉES :

    Où sont stockées vos données personnelles ?

    We are a company based in Cyprus and store your personal data worldwide, depending on the location of your business. For EU based businesses though your data including backups is stored in the EU, it may be transferred outside the EU. See more information under Where is your personal data stored?

  • 05

    VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉE :

    Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

    • Demander une copie de vos données personnelles ; demander que nous modifiions un élément figurant dans vos données personnelles, parce qu'il est erroné ;

    • Demandez que nous supprimions vos données personnelles en partie ou en totalité ;

    • Nous restreindre ou nous demander d'arrêter complètement le traitement de vos données personnelles ;

    • Demandez que nous fournissions vos données personnelles à une autre société ;

    • Reprendre le consentement que vous nous avez donné pour traiter vos données personnelles.

    • If you are outside the EU or EEA and GDPR does not apply there is a special section for your rights.

Politique de confidentialité de SimplyBook.me LTD

I. Introduction

Il s'agit de la politique de confidentialité de SimplyBook.me Ltd qui explique comment nous nous conformons au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le "RGPD") et aux autres lois et règlements nationaux et internationaux applicables dans toutes nos opérations commerciales.

Nous avons mis en place des mesures et des enregistrements appropriés démontrant la conformité au RGPD et pouvons donc assumer la responsabilité du traitement de vos données personnelles. Le respect des principes du RGPD (légalité, équité et transparence, limitation de la finalité, minimisation des données, exactitude, limitation du stockage, intégrité et confidentialité (sécurité) et responsabilité) est l'objectif clé dans toutes nos opérations commerciales impliquant le traitement de données personnelles.

II. Notre information

We are SimplyBook.me Ltd and provide an appointment booking solution including a wide range of features such as promotion and marketing system, sales system and client contact system (collectively the “Services”). You may check our Terms and Conditions, containing more details of our services and our legal obligations, together with our Data Processing Agreement overview and signed version here.

Afin de nous conformer aux exigences du RGPD, nous devons vous informer que nous sommes le "responsable du traitement", prenant des décisions concernant vos données personnelles, lorsque vous visitez notre site web officiel : www.simplybook.me et d'autres sous-sites web exploités par nous conformément à nos conditions générales du site web que vous acceptez.

Pour ce document et à toutes fins de protection de la vie privée et des données personnelles, nos informations et coordonnées sont les suivantes :

III. Informations que nous recueillons à votre sujet

Lorsque vous visitez notre site web et que vous souhaitez utiliser nos services, conformément à nos Conditions générales, nous devons recueillir diverses informations vous concernant. Dans cette partie du document, nous expliquons les catégories et, le cas échéant, la source des données personnelles spécifiques que nous traitons. Pour le traitement, nous clarifions également les raisons pour lesquelles nous devons collecter et utiliser vos données personnelles ainsi que la base juridique de nos actions.

Données d'utilisation

Les données comprennent des informations liées à l'utilisation de ce site web et du système que nous proposons : informations sur la société, adresse IP, localisation géographique, type et version du navigateur, système d'exploitation, source référencée, durée de la visite et pages consultées et chemins de navigation du site web, ainsi que des informations sur le moment, la fréquence et le modèle d'utilisation de votre système.

  • Source:

    Système de suivi analytique tel que Google Analytics et autres systèmes similaires.

  • Objectifs:

    Comprendre quels sous-sites vous intéressent et vous donner plus d'informations à leur sujet, améliorer nos services et vous proposer des suggestions d'utilisation qui pourraient répondre à vos besoins.

  • Base juridique:

    Intérêts légitimes ➝ suivi et amélioration de notre site web, de notre système, de notre service client et des services du système.

Données du compte

Il s'agit des informations que vous nous donnez lorsque vous vous inscrivez à un compte, créez ou modifiez votre profil, définissez des préférences, vous inscrivez ou effectuez des achats par le biais du système : nom, adresse mail de contact, photo de profil, biographie, autres détails à vos informations de profil à afficher sur votre profil de prestataire de services ou sur le profil de votre société avec notre système afin que vos clients puissent réserver des services auprès de vous.

Veuillez noter que nous devons garder la trace de vos préférences lorsque vous sélectionnez des paramètres spécifiques.

  • Source:

    Vous, votre employeur ou l'utilisateur qui met en place le système pour ses besoins personnels ou ceux de son entreprise.

  • Objectifs:

    Exploitation de notre site web, fourniture de nos services, garantie de la sécurité de notre site web et de nos services, maintien de sauvegardes de nos bases de données et permettant de communiquer avec vous.

  • Base juridique:

    Intérêts légitimes et obligations contractuelles ➝ vous fournir les services de notre système afin que vous puissiez afficher vos informations et vendre des services et des produits.

Données des clients de l'utilisateur

Il s'agit des informations saisies dans le système par les clients de l'utilisateur lorsqu'ils utilisent le logiciel pour effectuer une réservation, telles que le nom, le prénom, l'adresse mail, etc.

  • Source:

    Vous, votre employeur ou l'utilisateur qui met en place le système pour ses besoins personnels ou ceux de son entreprise.

  • Objectifs:

    Exploitation du système pour que vos clients puissent prendre rendez-vous en ligne avec les prestataires de services de leur choix de façon efficace.

  • Base juridique:

    Intérêts légitimes et obligations contractuelles ➝ permettre le bon fonctionnement du système et des services.

Données du prestataire de services

Lorsque vous incluez les données personnelles de vos prestataires de services dans votre compte : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse mail, photos de profil et autres détails qui sont ajoutés au profil du prestataire de services.

Ces informations spécifiques seront disponibles sur le site de réservation de l'utilisateur, fournies par nous, sur un widget qui peut être inséré sur le propre site web des utilisateurs, sur les profils de médias sociaux des utilisateurs, sur nos sites d'annuaire où tous les utilisateurs du système sont affichés, sauf s'ils choisissent spécifiquement de ne pas y être affichés.

  • Source:

    La personne concernée et le responsable du traitement

  • Objectifs:

    Effectuer une réservation et utiliser les services proposés par l'utilisateur.

  • Base juridique:

    intérêts légitimes et obligations contractuelles ➝ permettre le bon fonctionnement du système et des services.

Données de publication

Les informations que vous créez pour vos services réservables, vos produits à vendre, vos promotions ou comme informations sur votre entreprise.

Vous reconnaissez que les données personnelles que vous soumettez pour publication par le biais de notre système ou de nos services à propos de vous, votre entreprise, vos prestataires de services, produits, promotions, services ou autres choses connexes peuvent être disponibles, via Internet, dans le monde entier. Nous NE POUVONS PAS empêcher l'utilisation (ou la mauvaise utilisation) de ces données personnelles par d'autres.

  • Source:

    Vous, votre employeur ou l'utilisateur qui met en place le système pour ses besoins personnels ou ceux de son entreprise.

  • Objectifs:

    Exploitation du système pour que les clients puissent prendre des rendez-vous en ligne, acheter des produits et lire des informations sur votre entreprise et votre offre de services de façon efficace.

  • Base juridique:

    Intérêts légitimes et obligations contractuelles - permettre le bon fonctionnement du système et des services.

Données de la demande

Les informations contenues dans toute demande que vous nous soumettez par email ou par assistance en direct concernant le système et nos services.

  • Source:

    Vous ou l'utilisateur qui met en place le système pour ses besoins personnels ou ceux de son entreprise, ou vos clients.

  • Objectifs:

    Analyser les problèmes de nos utilisateurs et les aider à les résoudre ainsi qu'à améliorer le système le cas échéant.

  • Base juridique:

    Intérêts légitimes ➝ permettre le bon fonctionnement du système et des services.

Données de transaction

Informations relatives aux transactions, y compris les achats de biens et de services, que vous concluez avec nous et/ou par le biais de notre site web : coordonnées et détails de la transaction.

  • Source:

    Vous, en tant que personne concernée.

  • Objectifs:

    Fournir les biens et services achetés et tenir des registres appropriés de ces transactions.

  • Base juridique:

    Obligation légale - pratiques comptables appropriées.

Nous utilisons notre propre Système comptable Notando pour ce traitement et l'exécutons sur nos propres serveurs dédiés, hébergés dans l'UE. Nous devons conserver toutes les données de facturation qui contiennent vos achats, votre nom, votre adresse et votre email pendant 7 ans à des fins de rapports financiers et de TVA.

Informations sur l'entreprise

Lorsque vous incluez des informations sur votre entreprise dans le profil d'entreprise du système que nous proposons : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse mail, photos de profil et autres détails que vous ajoutez au profil de votre entreprise.

Ces informations spécifiques seront disponibles sur votre site de réservation, fournies par nous, sur un widget qui peut être inséré dans le propre site web de l'utilisateur, sur les profils de médias sociaux des utilisateurs, sur nos sites de répertoire où tous les utilisateurs du système sont affichés, à moins qu'ils ne choisissent spécifiquement de ne pas y être affichés.

  • Source:

    Vous, votre employeur ou l'utilisateur qui met en place le système pour ses besoins personnels ou ceux de son entreprise.

  • Objectifs:

    Vous, votre employeur ou l'utilisateur qui met en place le système pour ses besoins personnels ou ceux de son entreprise.

  • Base juridique:

    Intérêts légitimes et obligations contractuelles ➝ permettre le bon fonctionnement du système et des services.

Données de notification

Les informations que vous nous fournissez dans le but de vous abonner à nos notifications par email et/ou à nos newsletters.

  • Source:

    Vous, en tant que personne concernée.

  • Objectifs:

    Nous vous envoyons les notifications et/ou les newsletters pertinentes pour vous informer des modifications apportées au système et de la manière dont vous pouvez tirer le meilleur parti de SimplyBook.me.

  • Base juridique:

    Consentement ➝ à recevoir des informations spécifiques de notre part, qui peut être retiré à tout moment en nous contactant.

Données de correspondance

Les informations contenues dans ou relatives à toute communication que vous nous envoyez.

  • Source:

    Vous, en tant que personne concernée.

  • Objectifs:

    Communiquer avec vous et tenir des registres.

  • Base juridique:

    Intérêt légitime ➝ bonne administration de notre site internet et de nos activités et communications avec les utilisateurs.

En plus de la base juridique spécifique du traitement de vos données personnelles mentionnée ci-dessus, nous pouvons avoir besoin de traiter des données personnelles pour nos intérêts légitimes et comme ci-dessous :

pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, que ce soit dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une procédure administrative ou extrajudiciaire ;

pour protéger correctement nos intérêts commerciaux contre les risques et obtenir ou maintenir une couverture d'assurance, gérer les risques ou obtenir des conseils professionnels.

IV. Où nous stockons vos informations?

Your personal data is stored on servers located in three reputable data centers, in Canada, France and Singapore all of which meet the R82 and R81 APSAD standards and work according to ISO/IEC 27001 standard. Check out how we always prioritise the importance of information security, here.

Pour nos clients d'entreprise, nous proposons des serveurs dédiés au Canada, au Royaume-Uni, en Australie et en Belgique ou dans tout autre lieu, sous réserve de la disponibilité et des exigences supplémentaires et obligations légales.

Get in contact with us to Find out more about this

V. Combien de temps nous conservons vos informations?

Nous devons nous conformer à plusieurs obligations légales en matière de conservation et de suppression des données personnelles. Ainsi, dans tous les cas, nous ne conserverons vos données que pour la durée nécessaire aux finalités de traitement énoncées dans les présentes, en respectant le principe de "conservation des données" du RGPD. Cela signifie que tant que vous restez un utilisateur de notre système - vous pouvez modifier ces données à tout moment et demander une suppression en annulant l'utilisation du système. Comme nous conservons des sauvegardes de toutes les bases de données pendant 30 jours, ces données peuvent encore exister pendant 30 jours sur nos serveurs, après quoi elles sont supprimées.

VI. Le respect de la vie privée dès la conception et par défaut

We have implemented “appropriate technical and organisational measures” in order to follow the data protection principles effectively and safeguard individual rights. Specifically, we will perform a Data Protection Impact Assessment (“DPIA”) when required under GDPR, for identifying and minimising the data processing risks of a project.

  • Security icon

    Sécurité

    Additionally, all our security measures form part of the overall Information Security Management System (“ISMS”) of SimplyBook.me Ltd, in line with the ISO/IEC 27001 standard.

  • Hipaa icon

    Confidentialité des données médicales / Informations de santé protégées

    You may upload via notes to your account certain medical data or protected health information (as defined in the Health Insurance Portability & Accountability Act of 1996, “HIPAA”).

    For the purposes of providing our SimplyBook.me Software and services, we may have restricted access to such type of information and must comply with the applicable HIPAA regulations as a business associate.

    Have a look at how we are HIPAA compliant here

Read more about our security approach

VII. Partage de vos données personnelles

In order to operate effectively as a company and also provide flawless services, products and features, we must share some of your personal data. The sharing is limited to the extent required for the specific purposes and for the period required in order to ensure our business operations. Therefore, our services to you will not be jeopardised and your rights are not infringed.

(a) Sharing for provision of our other services/products:

Solution logicielle SimplyMeet.me

Nous sommes les propriétaires et vous proposons la solution logicielle de réunion en ligne SimplyMeet.me qui vous permettra d'organiser vos réunions. Consultez le site Web officiel de SimplyMeet me ici pour les documents juridiques pertinents.


SBPay Basic & Pro

La Solution SPBay est proposée aux Utilisateurs soumis à nos Conditions générales et complète notre plugin"Services payants".

Afin de fournir le SBPay dans l'une ou l'autre version, nous collecterons et stockerons : toutes les données de transaction de traitement, l'heure, le nom de votre client, le montant, l'article acheté, s'il est récurrent ou non, l'adresse IP et le processeur de paiement relatifs à la transaction.

Note that we do not store full credit card information - in order to avoid identification of the card owner.

Les données sont stockées : Allemagne (UE) sur Google Cloud.


Page de réservation

SimplyBook.me Ltd est le propriétaire et l'exploitant du site Booking.Page (l'"Annuaire") qui est hébergé au Royaume-Uni chez OVH - en savoir plus sur les normes de sécurité d'OVH Infrastructure et logiciels.

Nous avons conclu un contrat de sous-traitance pour cette activité de traitement et nous devons être informés que lorsque vous autorisez explicitement la publication des informations relatives à votre entreprise, des données relatives à votre prestataire de services et des données de publication, y compris les avis sur l'entreprise, sur le site Booking.Page, vous consentez explicitement au transfert de ces données en dehors de l'EEE, et sous réserve des dispositions du présent document.

(b) Sharing as part of the team.blue group:

SimplyBook.me is part of team.blue Group and we may share personal data of our users with other entities within the Group, subject to provisions of our internal Global Data Sharing Framework.

The team.blue Group, consisting of several brands and subsidiaries, can improve coordination and resource allocation by sharing data internally. This allows for more efficient collaboration on product, campaign, and customer service improvements. Personal data may be shared among team.blue Group companies for marketing statistics, internal administration, and reporting purposes, but only in an amount necessary for the intended use and with proper protective measures in place to prevent unauthorised access or disclosure.

(c) Sharing with sub-processors:

We have appointed sub-processors with which we will share your personal data such as:

appointed service providers, business partners, and third-party vendors who assist us in delivering our services

legal authorities, regulatory bodies, and other third parties when required by law.


All data processing activities with parties located within the EU and EEA are governed by the provisions of the GDPR and respective Data Processing Agreements.

When we transfer your personal data to a country not located in the EU or EEA:

we will check and ensure that specific legal mechanisms and safeguards are in place: and such us “adequate decision” for that jurisdiction, concluded “Standard Contractual Clauses” (“SCC”) or other;

we follow the recent developments in the law and do not rely on the Privacy Shield but the Data Privacy Framework, to the exent applicable and valid;

for our business operations which involve the transfer of personal data from the European Union (“EU”) and/or the European Economic Area (“EEA”) to the United Kingdom, we rely on the decision of the European Commission dated on the 28th day of June, 2021 (see more info here).

Find a list of sub-processors as part of our online DPA here.

Where there is a change to this list, we will notify you and you can submit any objection via email to legal@simplybook.me, within 15 days

VIII. Cookies and Third-Party Technologies (Statistics and analytics)

General Statements:

a) For the purposes of security and detection of fraudulent behaviour, SimplyBook.me Ltd has implemented an automated control system, which makes use of cookies and other similar tracking technologies, to track and analyse certain behaviour of the users on the site, associated with their IP addresses and other personal data associated with the browsing on the site. The consequence of such processing is that, if a visitor attempts to engage in fraudulent conduct on the site, for example in order to benefit several times from the same promotion without having the right to do so, SimplyBook.me Ltd reserves the right to exclude such person from the promotion or to take any other appropriate measure for its own protection.

b) Analytics activities by means of tracking through the use of cookies and similar technologies, aimed at verifying and measuring the quality and effectiveness of SimplyBok.me Ltd’s online advertising campaigns, in order to improve the performance of those campaigns, as well as the services offered by SimplyBook.me Ltd.

c) SimplyBook.me Ltd uses cookies for functional and statistical purposes, to detect fraudulent behaviour and to measure the effectiveness of advertising campaigns and services.

Statics and Analytics

For statistics and analytics we use Google analytics and Piwik (self hosted in France). We do not use this software to get personal data or relate it directly to users of our system but to give us an overall overview on how visitors interact with our system so we can make it better.

When we use the auxiliary system mentioned above, it is only in order to help with signing up and facilitating displaying you as a service provider or your company on a map. This information is generally available for clients unless this is disabled in settings in which case the address or maps are not shown to clients on the booking site or in the directory. These external systems do not store any personal recognisable data about you.

Cookies

Like most websites, we use cookies - a file containing an identifier, a string of letters and numbers that is sent by a web server to a web browser and is stored by the browser and is then sent back to the server each time the browser requests a page from the server. Cookies can be either “persistent” and be stored by a web browser and will remain valid until its set expiry date, unless deleted by the user before the expiry date; or “session” and will expire at the end of the user session, when the web browser is closed.

We wish to clarify here that cookies do not typically contain any information that personally identifies a user, but personal information that we store about you may be linked to the information stored in and obtained from cookies. If you need to know more, find everything in our Cookies Policy.

Leadinfo:

We use the lead generation service provided by Leadinfo B.V., Rotterdam, The Netherlands, which recognizes visits of companies to our website based on IP addresses and shows us related publicly available information, such as company names or addresses. In addition, Leadinfo places two first-party cookies for providing transparency on how our visitors use our website and the tool processes domains from provided form inputs (e.g. “leadinfo.com”) to correlate IP addresses with companies and to enhance its services.

For additional information, please visit www.leadinfo.com. On this page: www.leadinfo.com/en/opt-out you have an opt-out option. In the event of an opt-out, your data will no longer be used by Leadinfo.

IX. Communication par marketing direct

In order to contact you for marketing and promotional purposes, we need to have your clear consent and also inform you how we will process your personal data for these purposes. Therefore, by clicking to receive updates for marketing and promotional purposes during the sign-up procedure, you hereby consent and allow us to use your personal data and contact you via email, SMS or instant messaging such as via WhatsApp.

Your personal data for marketing and communication purposes will be stored in our internal database only and we shall not share your personal data with third parties unless they act as our service providers and are part of our business operations. This means we have established collaboration, safeguarded by data protection and privacy provisions.

Pour la communication des utilisateurs liée à l'utilisation du système, nous utilisons une version auto-hébergée des outils d'automatisation du marketing afin d'éviter tout accès externe aux données de nos utilisateurs. Par conséquent, nous suivons les actions de l'utilisateur au sein de notre système et envoyons des emails et des messages système appropriés pour aider à l'utilisation, lorsque les utilisateurs nous ont autorisés à communiquer avec eux, en cochant la case de communication marketing lors de l'inscription.

As part of our marketing efforts and in the legitimate interest of SimplyBook.me Ltd, we may send marketing emails or texts promoting similar products or services to our customers, in compliance with the soft opt-in exemption. This exemption allows us to contact our existing customers with offers for products or services that are similar to those they have previously purchased from us.

Dans tous les cas, vos données personnelles seront traitées sur la base de nos instructions en tant que responsable du traitement de vos données et conformément aux dispositions de la présente Politique. Nous n'utilisons pas de plateformes d'automatisation du marketing et n'effectuons pas de traitement décisionnel automatisé de vos données personnelles.

L'option de désinscription est disponible dans toutes nos communications à des fins de marketing.

X. Vos droits

Vous êtes une "personne concernée" conformément aux dispositions du RGPD et disposez des droits ci-dessous que vous pouvez exercer librement :

le droit à l'accès;

le droit à la rectification;

le droit à l’effacement;

le droit de restreindre le traitement;

le droit de s'opposer au traitement;

le droit à la portabilité des données;

le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance ;

le droit de retirer son consentement.

Si vous souhaitez utiliser l'un de vos droits, veuillez nous contacter par email dpo@simplybook.me ou UKRepresentative@simplybook.me.


Read the below section when you are outside the EU or EEA and GDPR does not apply.

The rights of Users in Switzerland are in line with the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP) and provisions herein and include: access to Personal Data; right to object to the processing of their Personal Data (which also allows Users to demand that processing of Personal Data be restricted, Personal Data be deleted or destroyed, specific disclosures of Personal Data to third parties be prohibited); right to receive their Personal Data and have it transferred to another controller (data portability); right to ask for incorrect Personal Data to be corrected.

The rights of Users in Brazil are in line with the "Lei Geral de Proteção de Dados" (LGPD) and provisions here.

The rights of Users in the USA, are in line with the California Consumer Privacy Act of 2018" (CCPA), as updated by the California Privacy Rights Act (CPRA) (collectively the “CCPA/CPRA”) and Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), to the extent relevant and applicable to the business operations of SimplyBook.me.

SimplyBook.me Ltd DOES NOT sell or share the personal information of its Users and the above rights can be exercised by respective individuals via contact details provided above and free of charge and/or to the extent applicable via your Account, subject to certain conditions and exceptions, to the extent SimplyBook.me Ltd must comply with the relevant law/regulation. The provisions above supersedes any other possibly divergent or conflicting information contained herein.

XI. Modifications de notre politique de confidentialité

Nous pouvons modifier ce document à tout moment afin de refléter les changements de la loi ou de nos pratiques. Gardez un œil sur notre site web pour toute mise à jour. Si nous apportons des modifications importantes à ce document, nous vous en informerons.

Last update: 28/02/2024

Version: 3.0

Version précédente disponible ici